Data privacy information - KTR Brake Systems

Nachfolgend informieren wir Sie, wie KTR Brake Systems GmbH (nachfolgend “KBS” oder “wir”) Ihre personenbezogenen Daten verwendet, welche Rechte Ihnen zustehen und an wen Sie sich bei Fragen zum Datenschutz wenden können.

Sie können in den meisten Fällen entscheiden, welche personenbezogenen Daten Sie an uns übermitteln möchten. Falls Sie dies ablehnen, können wir Ihnen jedoch möglicherweise bestimmte Leistungen nicht anbieten. Pflichtangaben, die wir für die Bereitstellung unserer Leistungen benötigen, haben wir entsprechend gekennzeichnet.

Diese Informationen haben den Stand Dezember 2024. Von Zeit zu Zeit müssen wir Anpassungen an tatsächliche Gegebenheiten oder bei rechtlichen oder behördlichen Vorgaben vornehmen; schauen Sie beim nächsten Besuch unserer Webseite daher gern in die Datenschutzinformationen, um einen aktuellen Stand zu haben.

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

KTR Brake Systems GmbH
Zur Brinke 14
33758 Schloß Holte-Stukenbrock
Tel.: +49 (0) 52 07 99 161 0
E-Mail: info_kbs@ktr.com

Im Falle von Rückfragen zum Datenschutz können Sie diese an unsere Datenschutzbeauftragte richten: Anna Cardillo, ac@cardillo-consulting.com.

1. Datenverarbeitung auf unserer Webseite

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie unsere Website Besuchen und wenn Sie mit uns in Kontakt treten.

1.1 Ihr Besuch unserer Webseite

Die bei Ihrem Besuch unserer Webseite verarbeiteten Daten sowie zu Cookies und ähnliche Technologien finden Sie in der Datenschutzerklärung ausführlich beschrieben.

Für alles andere gelten nachstehende Informationen.

1.2 Ihre Kontaktaufnahme

Sollten Sie mit uns auf elektronischem Weg in Kontakt treten, beispielsweise uns eine E-Mail schicken oder uns anrufen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und Ihre weiteren Kontaktdaten sowie Ihre in der Anfrage gemachten Angaben. Um Ihre schriftliche Anfrage beantworten zu können, benötigen wir zumindest Ihre E-Mail-Adresse. Deren Verarbeitung ist demnach zwingend erforderlich.

Rechtsgrundlage: Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, nämlich aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihre allgemeine Anfrage zu beantworten. Soweit Sie uns kontaktieren, weil Sie ein Produkt beziehen möchten oder die Anbahnung eines anderen Vertrages mit uns anstreben, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO. Sofern wir zur Speicherung gesetzlich verpflichtet sind, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. der jeweiligen Norm.

Speicherdauer: Ihre Daten werden nur zu Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und unverzüglich gelöscht, sobald sich Ihre Anfrage erledigt hat, es sei denn es ist ein Vertrag zustande gekommen (s. dazu unter Ziff. 2), es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder berechtigte Interessen an einer weiteren Aufbewahrung unsererseits.

2. Datenverarbeitungen im Rahmen von Vertragsverhältnissen

Als Unternehmen verarbeiten wir im Rahmen unserer die Daten unserer (künftigen) Vertragspartner, soweit es sich um natürliche Personen handelt. Handelt es sich bei unseren (künftigen) Vertragspartner um Unternehmen, verarbeiten wir personenbezogene Daten von deren gesetzlichen Vertretern und ihren Mitarbeitenden.
Wenn Sie zwecks Vertragsanbahnung Kontakt zu uns aufnehmen und wenn Sie uns beauftragen, verarbeiten wir folgende Daten:

• Stammdaten (z.B. Name, Anschrift, Kontaktinformationen wie E-Mail, Telefonnummer und Internetadresse);
• auftragsbezogene Daten (z.B. Verträge, Kommunikation, Lieferscheine, Rechnungen);
• Tätigkeitsdaten (z.B. Beratungsdokumentation, Leistungsnachweise)

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt,

• um Sie oder Ihr Unternehmen/Ihren Arbeitgeber als unseren Vertragspartner identifizieren zu können
• um gesetzlichen Pflichten zu entsprechen;
• zur Akquise;
• um Sie angemessen als Kunde betreuen zu können, d.h. um Ihren Bedarf prüfen und anbieten zu können, um Projekte anzulegen, Verträge zu erstellen und zu verwalten und Ihnen die gewünschten Leistungen erbringen zu können;
• um mit Ihnen kommunizieren zu können;
• um betriebliche Prozesse effizient zu gestalten;
• zur Buchhaltung und Rechnungsstellung;
• um Informationen zu archivieren, Daten zu löschen und den Auftrag zu dokumentieren.

Rechtsgrundlagen: Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Beauftragung erforderlich.

Falls Sie nicht persönlich Kunde sind oder werden wollen (etwa weil nicht Sie, sondern das Unternehmen, für das Sie tätig sind uns beauftragt hat oder beauftragen will, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen bestehen in der angemessenen Auftragsbearbeitung zu den genannten Zwecken, oder z.B. an einer Kontaktaufnahme.

Sofern wir gesetzlich zur Datenverarbeitung verpflichtet sind, stützen wir diese auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO i.V.m. der jeweiligen gesetzlichen Vorschrift, insbesondere zur Erfüllung berufs-, handels- und abgaberechtlicher Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung.

Unter Umständen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten für die Geltendmachung von Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen verarbeiten; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Rechtsverteidigung und Durchsetzung von Ansprüchen.

Speicherdauer: Wir löschen personenbezogene Daten, nachdem und soweit die Speicherung zur Auftragsabwicklung und Durchführung nicht mehr erforderlich ist und keine berechtigten Interessen oder gesetzlichen Pflichten unsererseits wie etwa gesetzliche Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG) einer Löschung entgegenstehen. Eine Löschung erfolgt demnach grundsätzlich 6 bis 10 Jahre nach Abwicklung des Auftrages, im Fall von titulierten Ansprüchen nach 30 Jahren.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, soweit Sie, oder das Unternehmen für das Sie tätig sind, uns beauftragen wollen. Sofern Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, ist die Begründung und Durchführung des Auftragsverhältnisses nicht möglich.

3. Datenverarbeitung beim Abschluss von sonstigen Vertragsverhältnissen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Lieferantenbeziehungen, (Kooperations-)verträgen und sonstigen Geschäftsbeziehungen.

Wenn wir Sie oder Ihren Arbeitgeber z.B. als Lieferanten oder Geschäftspartner beauftragen oder sich ein solches Vertragsverhältnis anbahnt, oder zum Zweck der Kontaktaufnahme, verarbeiten wir folgende Informationen:

• Stammdaten (z.B. Anrede, Vorname, Nachname, Geschlecht, Ihre Position im Unternehmen);
• (öffentlich zugängliche) Daten über Ihr Unternehmen/Ihren Arbeitgeber;
• Kommunikationsdaten (z.B. geschäftliche Telefonnummer, E-Mail-Adresse, geschäftliche Postanschrift);

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt,

• um Sie oder Ihr Unternehmen/Ihren Arbeitgeber als unseren Zulieferer, Dienstleister oder Partner identifizieren zu können;
• um gesetzlichen Pflichten zu erfüllen (z.B. zur Korruptions-, oder Terrorismusbekämpfung);
• um ein Vertragsverhältnis mit Ihnen/Ihrem Unternehmen/Ihrem Arbeitgeber anzubahnen, abzuschließen und zur erfüllen;
• zur Korrespondenz mit Ihnen, sofern diese der Vertragsanbahnung oder -erfüllung dient;
• um betriebliche Prozesse effizient zu gestalten;
• aus buchhalterischen Gründen, sofern ein entgeltliches Vertragsverhältnis zustande kommt;
• zur Wahrung berechtigter Interessen.

Rechtsgrundlage: Die Datenverarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (wenn Sie persönlich Vertragspartner sind oder werden sollen) oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (wenn Ihr Arbeitgeber Vertragspartner ist oder werden soll) zu den genannten Zwecken erforderlich.
Im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung zur Datenverarbeitung ergibt sich die Rechtsgrundlage aus nationalem oder Unionsrecht i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Unter Umständen müssen wir Ihre personenbezogenen Daten für die Geltendmachung von Ansprüchen oder zur Abwehr von Ansprüchen verarbeiten; Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse aus Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten Rechtsverteidigung und Anspruchsdurchsetzung.

Speicherdauer: Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Wegfall oben genannter Zwecke gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus Handels-, Straf- oder Steuerrecht) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist erforderlich, wenn Sie mit uns ein Vertragsverhältnis eingehen wollen. Sofern Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen, ist die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses nicht möglich.

4. Datenverarbeitungen im Bewerbungsverfahren

Wir verarbeiten diejenigen Daten, die Sie uns selbst mit Ihrer Bewerbung um eine Stelle bei uns zur Verfügung stellen (z.B. mit Ihrem Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen).
Während des Bewerbungsprozesses verarbeiten wir folgende Datenarten:

• Stammdaten (z.B. Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnsitz);
• Dokumente (z.B. Zeugnisse, Bescheinigungen, Lebenslauf, Motivationsschreiben);
• für den Fall, dass Sie erstattungsfähige Auslagen hatten, die für die Abrechnung relevanten Daten, z.B. Ihre Bankverbindung;
• Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer (Festnetz und/oder mobil), E-Mail, Postanschrift).

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Die Datenverarbeitung ist für die Entscheidung über die Begründung eines Vertragsverhältnisses erforderlich. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten), verarbeiten wir diese aus Gründen des Arbeitsrechts, des Rechts der sozialen Sicherheit oder des Sozialschutzes gemäß Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens kann eine weitere Datenverarbeitung entweder auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgen, oder ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, wobei in letztem Fall Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist, unser berechtigtes Interesse an der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Speicherdauer: Die von uns erhobenen Daten werden bis zum Wegfall oben genannter Zwecke gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus Handels-, Straf- oder Steuerrecht) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Bewerber:innen-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.

Bei nicht erfolgreicher Bewerbung werden die Daten grundsätzlich nach sechs Monaten nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, soweit nicht im Einzelnen längere Aufbewahrungspflichten bestehen (z.B. für etwaige Belege für die Reisekostenerstattung) oder eine Speicherung darüber hinaus zur Verteidigung gegen Rechtsansprüche notwendig ist.

5. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe Ihrer Daten durch uns erfolgt nur, wenn uns das rechtlich erlaubt ist. Wir geben Ihre Daten ggf. wie folgt weiter, soweit nicht oben bereits gesondert genannt:

Die KTR Systems GmbH mit Sitz in Rheine ist von uns mit der Erbringung von IT-Dienstleistungen als Auftragsverarbeiterin beauftragt, hosted und supported daher unsere IT-Infrastruktur und ist ggf. Empfängerin Ihrer Daten.

Öffentliche Stellen/Behörden, insbesondere Finanzbehörden, können Daten empfangen, soweit dies zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Vorschrift;

Im Zusammenhang mit unserem Betrieb (z.B. Auditoren, Banken, Versicherungen, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsberater, Aufsichtsbehörden) findet eine Weitergabe statt. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b oder lit. f DSGVO;

Wir übergeben Ihre Daten ggf. an Akten-/Datenvernichtungsunternehmen;

Wir übergeben Ihre Adressdaten an Logistikunternehmen zwecks Versandsendungen;

Bei dem Verdacht einer Straftat können wir Ihre Daten an Strafverfolgungsbehörden (bspw. Polizei, Staatsanwaltschaft) weitergeben.

6. Ihre Rechte

Als betroffene Personen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweils geltenden Voraussetzungen die folgenden Rechte zu:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Zudem haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl über die Datenverarbeitung durch uns zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde lautet

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44 40102 Düsseldorf, Tel.: 0211/38424-0 Fax: 0211/38424-10 E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Des Weiteren haben Sie ein Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO), sofern wir eine Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO vornehmen. Bitte beachten Sie, dass bei Datenverarbeitungen zu anderen Zwecken als der Direktwerbung Gründe anzugeben sind, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Ihren Widerspruch können Sie erklären, indem Sie uns eine Nachricht senden (vgl. Sie die Kontaktdaten im Abschnitt „Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen“).

Wenn wir Daten zu Ihrer Person auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, können Sie die Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Ihren Widerruf können Sie erklären, indem Sie uns eine Nachricht senden (vgl. Sie die Kontaktdaten im Abschnitt „Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen“).